台北真理堂數位轉型訪談:宣教關懷部

訪談日期: 2025.4.2.

主講者：石海妤、李凱翔

與會者：林允中、Deborah、Jason

分析宣教關懷部目前的工作流程、痛點，以及對於數位轉型的期望，以利後續系統規劃與設計。

一、 主要部門職責與工作內容：

宣教關懷部主要負責弱勢關懷事工與新朋友系統兩大區塊的事工，且這兩塊的運作模式差異較大：

1. 弱勢關懷事工:

1.1「慈惠關懷」、「攜手愛無限」行動

1. • 合作對象： 主要與台北市政府社會局、TVBS 信望愛基金會等單位合作。
   • 關懷對象： 以大安區及部分中正區的低收入及中低收入戶為主（約 500 戶名單來自區公所及大安社會福利服務中心）。
   • 關懷方式：發放全聯禮券。
     • 每月為關懷對象舉辦活動。
     • 提供物質上的幫助，並強調教會的愛心關懷機制。
     • 轉介個案至其他資源，如 1919 食物銀行等。
   • 資料處理現況：關懷名單由社福單位提供，初期資料可能僅有姓氏、性別、出生年份及低收/中低收的代號。後續因合作關係良好，可取得地址以便寄送信件通知。
   • 透過寄發活動通知書，並附上線上連結（可能是 Google 表單）讓關懷對象填寫更詳細的個人資料，以便後續聯繫與核對：「我們就寄給他們，那他們收到之後，我們就會有一個連接給他們，他們就會去請他們去填這個東西。我們就會收到他的一些個資了。」
   • 從500戶名單到願意填個人資料以領取禮券之受關懷對象大約300-350人，回報率大約60%-70%左右。這當中受洗者大約3-5位(大約1%)。
   • 活動報名及資料收集主要使用 Ragic 系統及 Google 表單，導致資料分散且整合不易。
   • 同工需要向資訊部門申請匯出 Ragic 系統的資料，再自行用excel/google進行篩選與整合，與後續追蹤。

1.2 教會愛心案

1. • 關懷對象可能是會友或非會友。由區長或小組長提出申請。海妤會提供申請表格式電子檔給數轉小組。

1.3 數位轉型期望： 希望能有系統協助關懷對象名單資料的建立/收集、整合、後續追蹤，包含:

• 對象活動出席紀錄。
• 對象是否有被協助申請過1919、社會局補助或真理堂愛心案的申請紀錄。
• 關懷同工的回報紀錄海妤會提供關懷清單內容(同工去進行關懷時的回報事項)給數轉小組。
• 希望愛心案的申請能建立線上簽核流程，且能賦予愛心執事(區牧或小組長)權限。
• 對於愛心專款的管理，希望能有更清晰的記錄與權限控管，讓各牧區的負責同工能了解其專款的使用情況，但避免顯示整體教會的財務細節。
2. 教會新朋友系統: 由關懷事工海妤負責
3. • 關懷對象： 主日崇拜中新來的訪客或從網路管道聯繫教會的新朋友。可能是基督徒或非基督徒。
   • 關懷流程：
     • 新朋友在主日留下手寫資料。網路管道來的新朋友則在線上填寫個人資料。
     • 現場同工會在手寫標單上做註記(紀錄現場觀察新朋友的狀況)。
     • 負責同工（海妤）將手寫資料Key入 Excel 檔案。需要同時管理主日及網路來源的新朋友名單。
     • 安排/pass新朋友資料給區牧進行後續關懷與跟進。
     • 區牧記錄每次與新朋友的互動情況。
   • 資料處理現況：
     • 手寫資料需人工Key入，耗時且可能出錯。
     • 資料分散在 Excel 檔案中，不利於查詢與整合。
     • 對於新朋友的狀況判斷與分流（例如：適合參加慕道課程、加入小組等）依賴人工判斷。
     • 擔憂新朋友交給區牧後，因種種原因未能及時給予關懷容易讓他被掉棒。
   • 數位轉型期望：
     • 建立統一的新朋友管理系統，自動收集與整合各管道的資料。
     • 系統能提供提醒與追蹤機制，確保每位新朋友都得到關懷。
     • 簡化新朋友資料填寫流程，例如透過 QR Code 掃描。
     • 協助判斷新朋友的關懷需求與分流。

二、 主要痛點與挑戰：

1. 資料分散與整合困難： 弱勢關懷與新朋友關懷使用不同的資料收集方式和系統（手寫、Ragic、Google 表單、Excel），導致資料難以整合，影響工作效率和整體關懷成效。

2. 弱勢關懷「其實有蠻多是可以做數位轉型的。」但Ragic 系統功能限制與使用障礙多：
• 無法自行匯出所需格式的資料，需仰賴資訊部門協助。
• 資料呈現方式不便於操作與分析。
3. 人工操作比例高： 無論是資料Key入、篩選、整合，或是後續的關懷追蹤，都高度依賴人工操作，耗費大量時間與人力。
4. 跨部門溝通協調成本高： 例如與資訊部門溝通資料匯出需求，耗時且影響工作流程。
5. 新朋友關懷的斷線風險： 在新朋友資料的傳遞與跟進過程中，存在資訊遺漏或關懷中斷的風險。
6. 對個資保護的重視： 在收集與使用關懷對象個資時，非常注重隱私與敏感性。

三、 對數位轉型的具體期望（願望清單）：

• 統一的資料管理平台： 希望能有一個整合的系統，處理弱勢關懷與新朋友關懷的所有資料，減少資料分散的情況。
• 簡化資料收集流程：推廣線上表單的使用。
  • 考慮使用 QR Code 等方式快速收集新朋友資料。
  • 減少手寫資料和人工Key入的需求。
• 提升資料處理效率：能夠自行匯出、篩選、分析所需的資料。
  • 系統能自動進行資料整合與去重複。
• 優化關懷流程管理：建立新朋友關懷的追蹤機制，確保每位新朋友都得到適當的關懷與跟進。
  • 系統能提醒負責同工需要進行的後續行動。
  • 協助新朋友的分流與轉介（例如：慕道課程、小組）。
• 提升資訊透明度與協作：在符合權限管理的前提下，相關同工能即時查看與更新關懷對象的資訊。
  • 提升跨部門間的資訊流通效率。
• 客製化的功能需求：針對弱勢關懷，能記錄禮券發放、活動參與等資訊。
  • 針對新朋友關懷，能記錄來源管道、關懷階段、後續安排等資訊。
  • 對於愛心專款的管理，希望能有更清晰的記錄與權限控管，讓各牧區的負責同工能了解其專款的使用情況，但避免顯示整體教會的財務細節。

四、 其他重要議題：

• 系統權限管理： 對於不同事工、不同層級的同工，需要有明確的系統權限劃分，保護個資並確保資訊安全。
• 新舊系統轉換： 需要考慮如何平順地從現有系統和工作流程過渡到新的數位化平台。
• 同工培訓： 需要對同工進行新系統的操作培訓，確保他們能夠有效地使用新的工具。
• 與其他部門的整合： 未來的系統應考慮與教會其他部門（例如：牧養部、行政部）的資料互通與整合。

五、總結：

宣教關懷部在弱勢關懷與新朋友關懷事工上投入了大量心力，但現有的資料管理方式和系統已無法滿足日益增長的需求。透過數位轉型，建立一個更有效率、更易於管理、更能保護個資的資訊平台，將有助於提升宣教關懷部的工作效率，擴大關懷的廣度與深度，並最終更好地達成教會的宣教目標。