台北真理堂數位轉型訪談:聖樂暨慶典企劃部
訪談日期: 2025.3.21
與會者：主講者葉靜容主任、厚承、文華、愛薇、Joann、Deborah、Jason
本訪談目的主要是了解敬拜事工團隊的日常工作流程、痛點與困難，以及對於未來數位轉型的願望與期待，以利後續系統規劃與調整。
內容涵蓋了敬拜團隊的組成、詩歌的選擇與管理、排練流程以及人力資源的調配。此外，也深入探討了節慶活動的規劃與執行、跨部門的溝通協調，以及現有系統在資訊整合和流程管理上的不足。建立人力資料庫、優化主理單的流通、整合跨部門資訊，以及提升報名系統效率等多項具體需求。
一、 現有工作內容與流程
- 敬拜團的組成與管理：
- 多個敬拜團： 真理堂擁有眾多敬拜團，總計約有九到十個團隊。包括:
- 主日:七個固定輪流服事主日的敬拜團、詩班、古典樂團(約 8-9人)等。
- 晨禱:四個敬拜團，組成人員較流動，非固定。
- 人力重疊與流動： 各敬拜團之間人力會有重疊，並非完全獨立運作。
- 主禮與團長： 這九個敬拜團都有各自的主領與團長。
- 主禮的選歌流程： 詩歌的選擇並非完全由主禮決定，敬拜部會提供詩歌庫，主禮會在半年一次的會議中，與其他主禮一同投票選出未來半年要唱的新歌。新歌會連續三週在主日崇拜中演唱，以利會眾熟悉。
- 人力來源與招募： 人力來源主要透過受洗轉會時填寫的音樂專長、電梯海報招募（真理好聲音），以及團員或區牧、小組長的推薦。
- 試音與敬拜學校： 新進團員無論是樂手或 Vocal 都需要經過試音，確認具備在家練習的能力。若能力不足，會安排敬拜學校的課程進行培訓。「要進來敬拜團，不管你是唱歌還是樂手都要經過我們試音。我們要確定他是有能力可以自己在家裡練。如果沒有能力在自己家裡練，那我們會安排課程，所以我們還有一個業務叫敬拜學校。」
- 人力狀況： 目前主日等固定崇拜聚會的人力尚稱充裕，但週間晚上的服事，特別是周五晚上人力較為緊張。
- 敬拜流程與資訊同步：
- 主日崇拜流程單（主禮單）： 主禮單是主日崇拜的流程依據，目前由主禮持有，但敬拜團在支持主禮帶領禱告時需要了解流程，避免資訊不同步的情況。「樂團會預備一個可能禱告的氛圍或音樂，但是突然接了一個影片很奇怪，所以那個主日的主禮表流程其實我覺得可以再公開一點，或是可以下放一些權限讓應該要知道人知道。」
- 流程單的更新與傳遞： 目前主禮單以Word檔案形式傳遞，更新可能不及時，容易造成資訊落差。「因為那個主禮單有時也很晚出，都是禮拜六下午才出來，所以對於敬拜團來說，他也無法事先看到就預備。」
- 跨部門溝通： 敬拜事工與音控、影音、燈光等部門的溝通有時會出現漏失，例如場地變更未及時通知音控。「所以如果可以把比方說音控團隊或者影視團隊、燈光這些都納入在一個系統裡面，我們可以整合至少資訊上的傳遞是一致的，就比較不會說啊，我忘記通知誰。」
- 詩歌與影音資料庫：
- 詩歌庫/譜庫： 敬拜部維護著詩歌庫，包含成人詩歌、青年詩歌等。「應該說我們有個譜庫。詩歌一定要從譜庫出來。」
- 創作詩歌： 敬拜部也積極進行詩歌創作，目前約有 26 首創作詩歌。
- 影音錄製與管理： 每週主日崇拜的音樂片段、崇拜及信息會被剪輯收藏，形成資料庫。錄音分軌由音控負責，影音資料主要由媒體事工部管理，並提供雲端連結給敬拜部。
- 影音資料用途： 錄製的影音主要用於後製上傳至 YouTube，現場錄音的音檔主要供敬拜團內部檢討使用。「然後第二個就是後剪影片會合音樂上去。通常宣傳類或是媒體部那邊要的都是乾淨的音樂，不是現場收音的音樂。」
- 特別節慶活動：
- 專案形式運作： 聖誕節、復活節、母親節、父親節等特別節慶活動以專案形式運作，需要跨部門協調。「那個比較是我們會開會統籌。它就是當做一個project來做。」
- 挑戰： 主要挑戰在於確定活動主題與內容，以及與牧者之間的溝通確認。「我們每次碰到最主要的問題就是我們到底要做什麼。比方這一次復活節我們要做什麼。」
- 歷史資料與預算追溯： 希望能夠查詢過往節慶活動的相關檔案資料與預算資訊，方便參考與規劃。「像我自己面對有些檔案，譬如說我今年做這個活動，我想要參考去年活動的相關資料，但那個檔案我只能看我部門裡有的檔案，很多跨部門的東西，我就沒辦法直接在那個去年的東西裡面找到，而是我要跟其他部門的同工問。如果有機會可以看到去年復活節所有的相關檔案資料，我就不用再各自去各部門詢問。如果有的部門沒有做好檔案管理，我們就找不到了。」
- 預算分散與資訊不透明： 各部門負責的預算項目分散，難以掌握整體活動的費用狀況。「還有一個痛點就是我們只看到我們自己部門去年慶典花多少錢，然後假設去年那個舞團的老師的錢是在佈道部出的，那他出多少錢我要特別再去問他。還有譬如說這次以前我請過的錢我看得到，但是現在這個工作交給文華做，但他看不到我以前的記錄，我就要screenshot給他看到，所以就是比較多manually要比較多花時間，當然這是wishlist,希望將來某些權限是可以看得到歷史活動費用資料。」
二、 痛點與困難
- 缺乏整合的人才資料庫： 無法即時了解團員的服事排班、空閒時間，以及是否具備特定技能或經驗。
- 主禮單資訊傳遞與同步不及時： 影響敬拜團的事前準備與現場配合。
- 跨部門溝通效率有待提升： 資訊傳遞容易出現遺漏，影響整體事工運作。
- 歷史資料與預算資訊難以追溯： 影響節慶活動的規劃與預算編列。
- 缺乏團員的裝備與牧養記錄： 在招募與安排服事時，難以評估團員的信仰狀況與相關訓練背景。
- 報名系統與後續作業流程未整合： 敬拜學校等課程報名資料需手動處理。
三、 對數位轉型的願望清單
- 建立整合的人力資料庫：記錄團員的基本資料、恩賜才幹、參與過的團隊、可服事時間、排班記錄等。
- 方便查詢可用人力，並避免重複調用已排班的團員。
- 記錄團員是否參與過敬拜學校或其他相關培訓課程。
- 未來能與教會的牧養系統整合，了解團員的小組聚會狀況等資訊。
- 錄音中提到：「我們會需要一種人力資料庫。因為我們現在是靠我們的經驗跟我們對這個團隊或對這個人的熟悉度去抓他可不可以出來。像剛剛我們提到特別編制的團隊，他有沒有辦法去，或是假如晨禱有缺人，可不可以找誰去，但我們找的過程，都是我們去衡量誰可以去擔任這個角色，都是靠推薦，沒有一個名單，沒有一個人才庫可以直接抓出來。」
- 建立退役團員資料庫：記錄曾參與敬拜團但目前已退出的團員資訊，若教會臨時有服事需求，可考慮邀請他們協助。
- 優化主禮單的流程與資訊共享：建立線上的主禮單平台，方便即時更新與查閱。
- 下放權限給敬拜團團長或相關負責人，使其能提早獲取資訊進行準備。
- 未來能整合各事工團隊（敬拜、音控、影音、燈光等）的需求與資訊，形成更完善的崇拜流程規劃。
- 錄音中提到：「最好是一個線上版本，大家看到都是最更新。」
- 建立可搜尋的詩歌與影音資料庫：方便快速查找所需的詩歌譜、錄音、錄影等資料。
- 利於媒體事工部在製作影片或宣傳品時取用。
- 強化節慶活動的專案管理功能：建立專案檔案庫，集中管理歷年活動的相關資料（企劃、流程、參與人員、預算等）。
- 提供預算追蹤與分析功能，方便了解各部門的支出狀況。
- 建立標準作業流程（SOP），提升跨部門協作效率。
- 整合報名系統與學員管理：將敬拜學校等課程的報名資料直接匯入系統。
- 記錄學員的上課記錄、通過狀況等資訊，方便查詢與管理。
- 錄音中提到：「報名資料怎麼樣可以直接聯動到我後面的作業，因為現在是要下載嘛，但下載的可能也是亂的。」
四、 其他重要資訊
- 敬拜團練習通常安排在服事前一天，各團有不同的練習時間。
- 進入敬拜團需要通過試音，若能力不足可參與敬拜學校的培訓課程。
- 真理堂對於使用有版權的詩歌，主要以奉獻方式支持版權方。
- 古典樂團的樂譜會特別找人編曲，難度較高。
五、 總結
本次訪談深入了解了真理堂敬拜事工團隊的日常運作與面臨的挑戰。團隊對於透過數位工具提升工作效率、優化資訊共享、強化跨部門協作等方面有著明確的需求與期待。所提出的關於人力資料庫、主禮單流程、資料追溯、專案管理以及報名系統整合等建議，對於未來教會數位轉型具有重要的參考價值。
小組會將本次訪談紀要納入數位轉型專案的考量，並在後續的系統規劃與設計階段與敬拜事工團隊保持密切溝通，以確保新系統能有效解決其痛點，並滿足其工作需求。