台北真理堂數位轉型訪談:裝備部門
訪談日期: 2025.3.18
與會者：主講者裝備部(周侾甫牧師、陳怡如主任)、Deborah、Jason
本次訪談主要聚焦於真理堂裝備部目前的工作流程、所使用的系統、工作上遇到的困難與痛點，以及對於數位轉型的期望。核心議題圍繞在資訊系統的分散與未整合，導致大量人工操作、資料不一致、以及跨部門溝通協作的挑戰。
- 裝備部的核心職責與組織架構：
- 教育訓練與推廣銷售的整合： 目前裝備部已將原先的教育訓練與推廣部門整合在一起，目的是讓接受教育訓練的會友具備信仰的內涵與數值，進而能夠自然地分享信仰，如同「產品他自己敢用，然後他才能夠告訴別人，我們的產品好在哪」。
- 部門人員配置： 目前裝備部共有三位同工，包含負責一般信徒裝備和負責家庭裝備，以及一位主管 (周侾甫牧師)，同時主管也負責所謂的「佈道部」(推廣)。
- 工作內容範疇： 主要包含規劃與執行會友的教育訓練課程、營會活動；小組長與區長的訓練與清點；以及相關活動的報名、資料建檔、費用處理等行政事務。
- 目前使用的資訊系統與其功能：
- WIX系統 (報名系統)： 由資管處開發或整理，主要用於課程、營會等活動的線上報名、繳費、收費，以及後台的對帳等功能。過去曾使用 Accupass 等免費平台。
- RAGIC 系統 (資料建檔系統)： 用於各樣資料的建檔歸檔，包含學員的基本資料、課程參與記錄、奉獻狀況等。同時也用於內部跨部門的協作申請。
- 系統間的斷裂： 最核心的問題在於 WIX 報名系統和 RAGIC 資料建檔系統沒有串聯，導致報名資料需要手動從 WIX單筆登打到RAGIC。
- 工作流程與痛點：
- 報名與資料建檔流程： 會友透過 WIX 系統報名課程或活動，裝備部同工需將報名資料手動鍵入 RAGIC 系統進行歸檔。
- 資料管理問題：
- RAGIC 系統的權限管理寬鬆，多個有權限的行政人員可以修改學員資料，且缺乏修改紀錄，導致資料錯誤時難以追溯。
- 資料來源不一，RAGIC 系統的資料是從舊系統匯入，可能包含過時或錯誤資訊。
- 人工建檔容易產生錯誤，例如同名同姓的辨識、漢字的錯別字等。
- 小組長協助報名時，可能填寫非學員本人的聯絡資訊，造成資料混亂。
- 缺乏統一的資料查核機制，例如報名時填寫的手機或 email 可能已存在於系統，但未進行核對。
- 部分學員基本資料不完整，影響後續追蹤與聯繫。
- 資料查詢與整合困難：
- RAGIC 系統無法與牧養系統串聯，牧者難以查詢其牧養群體的成員曾參與過的裝備課程。目前只能透過資管處或裝備部人工查詢。
- 小組長或會友若想查詢個人參與過的活動記錄，需透過個人登錄 RAGIC 系統查詢，或向資管處或裝備部請求協助。
- 過去的 PRM 系統具備小組長、區長、牧師查詢其下牧養群體上課記錄的功能，但現有的 RAGIC 系統缺乏此功能。
- 與其他部門的協作：
- 文字部： 主要負責教材教案的研發與定稿。老師開課所需的教材大綱等由裝備部提供。文字部提供的教材通常為 PDF 檔，不提供可修改的原始檔。過去的講道錄音檔與文字稿主要由裝備部保存，但部分已遺失。未來裝備部計畫將小組長訓練等課程教材送至文字部重新製作。
- 媒體部： 負責活動推播，透過臉書、網站、實體宣傳品等管道進行宣傳。裝備部透過 RAGIC 系統提交宣傳需求。
- 崇拜行政部、禱告部、文字部 (週報)： 裝備部需分別向這三個部門申請活動訊息的推播，流程較為分散，過去曾由崇拜行政部統一處理。
- 活動變更頻繁： 課程或活動的時間、報名截止日期、名額等經常因牧師或其他因素而臨時變更，導致行政作業困擾。
- 紙本作業與數位化落差： 目前仍保留紙本的學員出席點名表，並在課後掃描歸檔，顯示數位化程度仍有提升空間。
- 對於數位轉型的期望 (希望清單)：
- 系統整合： 最迫切的希望是整合 WIX 報名系統、RAGIC 資料建檔系統以及牧養系統，實現資料的自動同步與共享，減少重複人工輸入。
- 線上點名系統： 希望能有線上點名功能，例如學員上線自動簽到或掃描 QR code 點名，減輕老師和班長負擔，並確保出席記錄的準確性。
- 優化報名系統：提供更友善的使用者介面，方便會友操作與搜尋課程資訊。
- 減少報名過程中的錯誤與疑問，降低客服需求。
- 考慮整合常見問題 (FAQ) 或聊天機器人，即時解答會友的疑問。
- 統一的資料倉儲與搜尋功能： 期望建立一個更完善的資料庫，整合過去的講道錄音、文字稿、教材等資源，並提供便捷的搜尋功能，方便同工與牧者查找所需資料。
- 權限管理與修改追蹤： 加強 RAGIC 系統的權限管理，限制資料修改權限，並建立修改日誌，追蹤資料變更記錄。
- 活動管理流程優化： 期望能更嚴謹地執行活動相關規定，減少臨時變更，或系統能更彈性地應對變更並自動通知相關人員。
- 會員系統的整合： 從長遠來看，希望能有一個更健全的會員系統，整合報名、課程參與、奉獻、小組歸屬等多方面資訊，甚至包含個人恩賜等，以利教會整體的牧養與人才培育。
二、 總結：
真理堂裝備部在推動教會教育訓練與會友成長方面扮演著重要的角色。然而，目前所使用的資訊系統存在明顯的斷裂與不足，導致同工需要投入大量時間進行重複性的人工操作，並面臨資料不一致和查詢困難等問題。數位轉型的核心目標應聚焦於整合現有系統、優化工作流程、提升資料管理效率，並提供更便捷的服務給會友與牧者。優先解決報名系統與資料建檔系統的整合、導入線上點名功能，以及優化報名流程，將能顯著提升裝備部的工作效率與服務品質。同時，加強跨部門的溝通協調，並建立更明確的活動管理原則，亦能減少不必要的行政困擾。長遠來看，一個整合的會員系統將能為教會的牧養與發展提供更全面的數據支持。
三、 後續行動建議：
- 針對裝備部提出的系統整合需求，與資管處進行深入討論，評估技術可行性與所需資源。
- 研究市面上可行的線上點名系統方案，並評估導入的可行性。
- 針對報名流程進行優化，考慮使用者回饋，提升操作便利性。
- 著手規劃整合教會相關資源的資料庫方案，並探討建立搜尋功能的可能性。
- 檢討現有的權限管理機制，並研擬更完善的方案。
- 與相關部門溝通，建立更明確的活動管理與變更流程。
- 持續收集其他部門對於資訊系統的需求與痛點，為未來更全面的數位轉型奠定基礎。
四、 備註：
- 本簡報基於單一錄音檔內容，可能未能涵蓋裝備部所有面向的工作與挑戰。
- 部分人員與系統名稱可能因資訊有限而有誤，需進一步確認。
- 後續可與負責家庭裝備的同工進行訪談，以獲得更完整的資訊。