日期: 2025.03.11
與談者: 焜梁牧師(主講者)、允中、Joseph、Deborah、Jason
訪談主題:
- 深入了解真理堂在行政管理和牧養方面的數位轉型需求。
- 明確數位轉型後預期達成的目標，以提升效率、促進關懷和吸引年輕族群。
- 探討AI導入的可能性，以及如何改善現有系統的不足。
一、行政管理方面：
- 目標：
- 提升工作效率，釋放同工時間，專注於關懷和牧養工作。
- 簡化行政流程，優化資訊傳遞，降低資訊衰減。
- 建立知識管理系統，方便同工和會友快速找到所需資訊。
- 現況挑戰：
- 簽核系統不便：LINE簽核連結常失效，需至Email查找，耗時且易遺漏。
- 會議決議追蹤困難：缺乏有效機制追蹤會議決議執行進度，易延宕。
- 資訊傳遞分散：訊息量大，管道分散（LINE群組、官網），資訊易被覆蓋或遺漏，造成資訊衰減。
- 部門協作困難：跨部門專案協作溝通不易，難以確定協作部門和溝通方式。
- 系統各自獨立：會友、裝備等資料分散在不同系統（例如Ragic），缺乏整合，無法串聯資訊。
- 舊系統功能不足：現有行政系統同工通訊錄雖有建置，但使用率低。內部行政網站資訊龐雜，不易查找。
- 資安考量：系統需在內部使用，避免連網造成資訊外洩。
- 解決方案與AI應用：
- 導入AI代理人： 建立虛擬AI代理人，處理常見問題諮詢，減少同工回覆時間。
- 建立知識庫(KM)： 建立知識庫，整合資訊，方便搜尋，無需歸檔。
- 專案管理系統： 建立專案管理系統，追蹤進度，提醒負責人，促進跨部門協作。
- 電子簽核系統： 改善簽核流程，簡化操作，確保訊息傳達。
- 系統整合： 整合會友、裝備等資料，建立統一平台。
- 標準作業流程(SOP)： 撰寫SOP，規範行政流程，提升效率。（”其實我很訝異在同部門裡面，即便坐在旁邊的人，我key的data他居然完全看不到。變成他又要重新再鍵一次，就重工。”）
- 彈性權限設定： 依功能定義角色權限，簡化權限變更流程。
- 與總會系統介接： 奉獻收據等資訊需與總會系統介接。
二、牧養方面：
- 目標：
- 能支持台北真理堂未來10年的牧養。
- 強化小組功能，恢復小組活力，以小組為核心發展。
- 提升小組長牧養能力，幫助小組長成全門徒和外展。
- 關懷未加入小組的會友，提供適切的協助和支持。
- 為年輕世代打造更友善的牧養環境，吸引年輕人參與。
- 現況挑戰：
- 小組弱化： 疫情和公共事務等因素導致小組功能弱化。
- 小組參與度不一：部分會友未加入小組，或不願加入，或找不到合適小組。
- 資訊過多：真理堂資訊量大，小組長難以掌握所有資訊。
- 牧養結構調整：從以區牧為單位轉向以區長為單位，同工需適應新的牧養模式。
- 長輩關懷： 長輩關懷日益重要，但長輩可能不熟悉數位工具。
- 量化指標的限制：出席率、QT等量化指標無法真實呈現牧養情況。（”你本身要去看什麼叫做穩定，什麼叫不穩定，你要關心他這個人比看數字更重要。”）
- 解決方案與AI應用：
- 小組管理系統：簡化小組資料維護，方便小組長管理組員資訊。
- 提供小組活動報名平台，鼓勵小組參與教會活動。
- 建立小組長裝備課程平台，提升牧養能力。
- AI輔助小組長： AI可協助小組長分析組員狀況，提供關懷建議。
- 個人化資訊：根據會友身份和參與度，提供個人化資訊和服務。
- 鼓勵參與：透過數位工具，鼓勵會友參與小組，找到歸屬感。
三、數位轉型的核心價值：
- 以人為本：數位轉型最終目的是為了更有效地關懷和牧養人。
- 福音為中心：透過數位工具，更廣泛地傳播福音。
- 文化轉變：透過數位轉型，改變同工和會友的行為模式，促進更有效率的協作和溝通。
四、未來發展方向：
- 初期（2025-2026）：暖身階段，先推出幾項實用工具，讓同工適應數位環境。
- 中期（2027之後）：逐步增加系統功能，深化數位應用。
- 長期： 為年輕世代建立更友善的領導和管理制度，為教會的永續發展奠定基礎。
摘要總結：
真理堂的數位轉型是一項重要的工程，需要全體同工和會友的共同參與。透過有效的系統和流程，真理堂可以提升行政效率、強化牧養關懷，並吸引更多年輕世代加入，為教會的未來發展奠定堅實的基礎。
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採訪分項說明：
有關人員互動的討論：
- 以人為單位串聯各系統。如果以人為單位串聯每個系統，才有可能幫助牧者看見這個人現在在哪個階段。
- 真人與虛擬人的互動。某些情況下，虛擬人無法完全取代真人互動，例如與見證人核實信息。但對於常見問題或資訊類型的查詢，虛擬人可以取代真人，以減輕同工的負擔。
- 同工間的互動與協調。數位轉型應加強部門之間的連接，避免各自為政，尤其關乎財務事宜。跨部門協調需要有人主動負責，確保各部門有效協同工作。
- 同工與會友的互動。教會是個多元的系統，需要改變同工的思維模式，學習以系統化的方式工作。應主動提供會員完整的使用產品的資訊，設立常見問題解答（FAQ），並結合聊天機器人提供服務。
- 牧者與同工的互動。牧者需要了解同工的工作進度，並給予適當的指導和支持。
- 小組在真實人員互動中的重要性。小組是教會最基層的單位，是信徒的歸屬，需要加強小組的功能，讓信徒有家的感覺。需要了解未加入小組的會友的需要，提供他們支持。小組不應只是一個篩選機制，而是提供更多關懷的機會。鼓勵小組長成全門徒，並關心他們的靈命發展。
- 領袖和被領導者的關係。要建立制度，讓同工遵守義務，同時也要營造正面的打卡文化，鼓勵大家準時完成工作。
有關開課資訊的討論：
- 開課資訊可能存在，但人們可能不知道放在哪裡1 。即使資訊放在網站首頁，也可能很快被其他內容覆蓋。
- 有弟兄姐妹反應在官網找不到東西。網站資訊量大，一下子難以找到入口。
- 教會針對裝備或奉獻等主題有常見問題解答（FAQ），但需要確保承辦人有更新。
- 沒有加入小組的會友可能無法報名某些課程。有些課程接受沒有小組的會友報名。
- 開課資訊應該好用，讓人覺得喜歡用。太過複雜的系統會讓人不想使用 。
有關官網改版的討論：
- 官網資訊可能存在，但人們可能不知道放在哪裡。即使資訊放在網站首頁，也可能很快被其他內容覆蓋。
- 每個人對於樹狀圖的理解和邏輯都不一樣。
- 後來的官網有做一個功能是可以搜尋，但搜尋功能可能不太好用。
- 真理堂的官網未來的預計。
- 台北真理堂的小組長或是一些報名的部分其實在官網裡面是可以完成的。報名系統在官網裡面也可以做，也可以在官網裡面做奉獻。
- 奉獻都是多元的，匯款、現金、信用卡都可以。
- 牧養的東西大概進網站以後其實都可以使用。或許你是區牧或小組長，因著權限的不一樣，可以看到牧養的系統裡面的東西內容。
- 官網的設計應該好用，讓人覺得喜歡用。太過複雜的系統會讓人不想使用。
以下是有關「常見問題」的討論：
- 虛擬人可以回答常見問題。對於常見問題或資訊類型的查詢，虛擬人可以取代真人，以減輕同工的負擔。
- 教會可以針對特定主題設立常見問題解答（FAQ）。教會針對裝備或奉獻等主題有FAQ。
- 需要確保承辦人有更新FAQ。如果負責人沒有更新，FAQ可能無法提供最新的資訊。
- 建立知識庫給聊天機器人。聊天機器人透過知識庫回答基本問題，並透過學習成長，回答更多問題。
- 可以結合聊天機器人與FAQ。
- 網站提供會員完整的使用資訊。註冊後，系統會自動發送email給會員，告知如何使用網站及查詢資訊，並提供常見問題的連結。
- FAQ可以歸類客人會碰到的問題。
以下是有關資訊傳遞的討論：
- 以人為單位串聯各系統。如果以人為單位串聯每個系統，才有可能幫助牧者看見這個人現在在哪個階段。
- 真人與虛擬人的互動。對於常見問題或資訊類型的查詢，虛擬人可以取代真人，以減輕同工的負擔。
- 資訊傳遞斷鏈。現有資訊傳遞存在斷鏈，傳遞鏈過長，導致資訊衰退。資訊傳遞鏈的斷裂會導致時間延遲和資訊遺失。
- 資訊過載。網站資訊量大，人們一下子難以找到入口。每個人都覺得自己的資訊很重要，導致資訊的優先順序被稀釋。
- 缺乏有效的訊息分眾分眾管道。缺乏有效的訊息分眾和管道，難以將適當的資訊傳遞給目標群體。應思考如何針對不同群體（如會友、小組長、牧者）發布不同的內容。
- 同工訓練不足。同工缺乏訓練，不清楚資訊傳遞的完整流程。
- 過於依賴LINE。同工習慣用LINE通知，導致忽略email。LINE訊息量大，重要訊息容易被覆蓋。
- FAQ沒有更新。教會針對裝備或奉獻等主題有常見問題解答（FAQ），但需要確保承辦人有更新。如果負責人沒有更新，FAQ可能無法提供最新的資訊。
- 對外官網訊息傳遞。媒體記者透過訂閱教會的電子報（NIS）得知教會的活動資訊，而不是直接詢問。
- 官網調整建議。真理堂的官網需要做一些調整。
- 內容產出與推銷。教會很會產出內容（影片、文字、週刊等），但不擅長推銷內容。
- 小組在資訊傳遞中的重要性。小組是教會的核心組織，應加強小組的功能，讓信徒有家的感覺。
- 新同工的資訊獲取。對於新進同工，需要提供快速了解教會人事、福利、薪資等相關資訊的管道。
- 資訊系統整合。缺乏整合的資訊系統，同工需要記憶多個帳號密碼，增加不便。
- 未來的目標。
- 無論是對內部同工或會友，都要思考如何透過系統改善資訊氾濫或傳達不快速、有效等問題。
- 建立以小組為核心的系統，讓人們有歸屬感。