台北真理堂數位轉型訪談:人事部
訪談日期: 2025.3.28
與會者：主講者：林聖琪主任、盧欣怡、陳秋雲、Deborah、Jason(線上)
本次訪談中主要針對人事部門的工作內容、面臨的困擾以及對於數位轉型後的願望清單。透過了解這些資訊，數轉小組可以更精確地規劃和設計符合人事部需求的數位化解決方案。
一、部門日常工作與跨部門互動
人事部的主要日常工作圍繞在人事相關事務，最終產出以薪資發放為核心。具體包含：
- 薪資相關作業： 根據同工的出勤、特休假等狀況計算並發放薪資。
- 年度福利： 處理同工年度福利相關事宜。
在跨部門互動方面，人事部表示目前在薪資相關事宜上較少需要與其他部門溝通，例如薪資計算不需要其他部門提供資訊，同工的出勤狀況也主要是同工自行處理。
二、目前工作上遇到的困擾
人事部目前在工作上遇到的主要困擾是現有的人資系統功能不足，導致許多流程需要以人工方式處理，效率較低。具體問題如下：
- 同工資料數位化程度不足：大量資訊仍以紙本形式存在，例如同工基本資料、履歷等。
- 面試者仍需填寫紙本資料。
- 願望： 希望建立數位化的履歷表格，方便填寫、查詢與管理，並能與後續的同工資料庫連結，減少重複填寫。同時希望能保留未錄取者的資料，作為未來人才庫。
- 同工資料管理缺乏整合性：希望同工的各項記錄 (薪資、工作經歷、部門調動等) 能整合在數位系統中。
- 願望： 建立同工資料庫，能記錄完整的個人資訊、工作歷程、薪資記錄等，並具備權限管理功能，方便查詢和管理。」
- 緊急聯絡人資訊更新不便：目前每年需請同工更新緊急聯絡人等資訊，希望也能數位化管理，將緊急聯絡人等資訊納入同工資料庫，並提供線上更新功能。
- 資訊同步問題：有時人事部需要向其他部門索取同工資料，但同工可能認為這些資料部門內部應該已有紙本記錄，導致溝通困擾。
- 願望： 透過數位化，建立完善的資料庫，減少重複詢問和紙本作業。
- 績效考核流程繁瑣：目前的績效考核流程使用 Word 檔案，需要列印、簽名、掃描等步驟，效率較低。
- 願望： 建立電子化的績效考核系統，同工填寫後可直接傳送給主管進行評核，並能逐級傳遞，最終結果能自動彙整至人資部門。同時希望能讓同工透明地了解自己的考核結果。
- 加班單與公假單紙本作業：加班單與公假單目前仍使用紙本填寫、簽核，之後再人工記錄到 Excel 或人資系統，流程重複。
- 願望： 希望將加班單與公假單流程全面線上化，減少紙本作業和重複輸入。
- 離退職金計算複雜：離退職金的計算方式較為複雜，目前使用 Excel 表格處理。
- 願望： 希望能將離退職金的計算邏輯導入數位系統，簡化作業。
- 年度費用 (團保、健檢、旅遊) 處理繁瑣：同工團保、健檢、旅遊等相關調查、費用計算與扣款流程較為人工化。
- 願望： 希望建立系統化的流程，讓同工線上填寫意願調查，系統能根據同工身分自動計算費用，並能與薪資系統連結，自動扣款個人負擔部分。
- 計時人員管理流程待優化：計時人員的申請、履歷、薪資結算 (尤其特休假) 等流程可能存在疏漏。
- 願望： 建立計時人員管理的電子化流程，包含線上申請、簡化履歷、自動計算特休假等。
- 勞健保費用核對耗時：勞健保加退保由人事部處理後提交總會，總會統一繳納，每三個月總會再與人事部結算費用。由於人員異動及眷屬狀況改變等因素，每月核對費用差異耗費大量時間。
- 願望： 希望能有更聰明、更省時的方式處理勞健保費用的核對，減少人工比對的作業。
- 恩典假手動計算：恩典假是年資滿六年後額外給予的休假，目前系統僅能自動計算特休假，恩典假需人工計算和調整。
- 願望： 希望系統能自動根據同工年資計算恩典假天數並顯示。
三、對於數位轉型後的願望清單
綜合以上困擾，人事部對於數位轉型後的願望清單主要集中在以下幾個方面：
- 建立整合的人資管理系統：包含同工基本資料、履歷管理、工作經歷、部門調動、薪資記錄、緊急聯絡人等資訊。
- 提供方便的查詢和報表功能，例如快速調出同工生日列表、薪資記錄、工作經歷等。
- 具備完善的權限管理，確保資料安全。
- Deborah補充說明: 真理堂全職同工都是會友，而且基本上要求資歷須擔任過小組長。所以會友系統一定有其個人基本相關資料，但針對履歷與薪資等資料則是同工才會有的資料。由於兩者身分有重疊，也許未來可以考慮使用同一個系統，但系統分別有會友ID#與員工ID#，不同權限者可以進到會友ID或員工ID進行查詢而看到不同資料。
- 流程電子化：面試履歷線上填寫與管理。
- 績效考核線上填寫、評核與追蹤。
- 加班單、公假單線上申請與簽核。
- 年度費用 (團保、健檢、旅遊) 線上調查、費用自動計算與薪資扣款連結。
- 計時人員線上申請與管理 (包含簡化履歷、特休假自動計算等)。
- 自動化功能：期待能”自動計算，防呆除錯”。
- 根據同工年資自動計算特休假與恩典假。
- 年度費用根據同工身分自動計算應繳金額。
- 與薪資系統連結，自動處理相關費用扣款。
- 資訊透明化 (對同工個人)：同工可線上查詢個人考核結果。
四、數轉小組的回應與初步規劃方向
在訪談中初步說明數位轉型的方向，將會建立一個整合性的系統，逐步完善功能。數轉小組將會收集各部門的需求，進行梳理和分析，並將系統相關的需求納入開發規劃中。組織文化和工作習慣方面的問題，也將由數轉小組進行檢討並提出調整方案。系統開發將會分階段進行，優先處理最重要和急迫的需求。
五、後續步驟
- 人事部將提供相關的紙本表單電子檔給數轉小組。
- 數轉小組將對本次訪談記錄進行內部討論和分析。
- 數轉小組將持續與各部門溝通，收集更多需求。
- 系統開發將分階段進行，具體時程將另行通知。