台北真理堂數位轉型訪談:林呈旭主牧

訪談日期: 2025.4.2.

主講者：林呈旭主牧

與會者：林允中、Deborah、Jason

本次訪談旨在了解林呈旭主任牧師在日常工作中面臨的挑戰、痛點，以及對於未來教會數位系統的期望。訪談內容涵蓋行政管理、牧養事工、跨部門協調、資訊傳遞、決策流程、知識傳承以及會友關顧等多個面向。牧師提出了多項具體的問題與需求，反映了教會在快速發展過程中，傳統作業模式所遇到的瓶頸，以及對於透過數位化工具提升效率、促進溝通、強化傳承的強烈期盼。

一、 日常主要負責事項：

林主牧主要負責的事項涵蓋行政與牧養兩大方面，具體包括：

  • 行政方面：
    • 輪值： 與其他主牧輪流負責教會整體事務的最終決策與把關。
    • 部門主管： 直接帶領禱告部門、崇拜事工、媒體部門及文字部門。
    • 會議召開與參與： 定期參與牧師團、核心牧師團等會議，處理緊急狀況。
    • 公文簽核： 尤其對於較大金額的支出（如超過五到十萬元），會特別留意審核流程。
    • 跨部門協調： 牽涉多個部門的事項，需要進行協調溝通。
  • 牧養方面： 雖然訪談中行政事務討論較多，但輪值也包含牧養的責任。

二、 工作上遇到的困擾：

林主牧在工作中遇到的困擾主要集中在以下幾個方面：

  • 簽核流程的落實與監督：

    • 擔心同工在採購等環節未確實執行貨比三家等內部規範。對於金額較大的支出，即使有既定的簽核流程，仍擔心在最終簽核前未能有效發現問題。

  • 同工的工作流程與責任感：

    • 發現同工有時未按標準流程作業，或忽略應注意的細節，需要花費時間溝通。希望同工能以信念驅動工作，而非僅依賴慣性。

  • 資訊傳遞與文字記錄的不足：
    • 重要資訊的口語傳達容易產生誤解或扭曲。
    • 缺乏系統性的文字記錄共識，導致經驗與知識難以傳承，重要資料面臨遺失。
    • 過往的會議記錄和決策難以查詢與追溯。
  • 缺乏決策標準作業流程 (SOP)：

    • 在處理突發狀況或例行事務時，缺乏明確的SOP指引，容易造成混亂和效率低下。例如主日遇到緊急狀況（如有人拿槍、遊民進入）、設備故障等。

  • 活動資訊管理與發布的混亂：
    • 教會活動頻繁，但缺乏統一的資訊平台和發布機制，導致資訊不一致、更新不及時。
    • 會友難以掌握正確資訊。活動時間地點變更頻繁，也造成困擾。

三、 對未來系統的願望清單：

林主牧對於未來教會數位系統提出了多項具體期望：

  • 強化簽核流程管理：
    • 系統應具備：標註不同意原因，並退回修改的功能，而非直接拒絕。
    • 希望在簽核流程中，承辦單位填寫的備註或說明能被後續簽核者看到。
    • 提醒同工遵循貨比三家等採購原則。
  • 建立知識庫 (Knowledge Base)：
    • 系統應能儲存SOP文件，並進行分類，方便新進同工或負責新事工的人員查詢。
    • 類似常見問答 (FAQ) 的功能，方便同工快速找到問題解答。
    • 記錄各項事工的流程與注意事項，避免經驗斷層。
    • 建立活動專案的完整記錄，包括企劃內容、參與人數、預算花費、負責部門、事工安排等。
  • 優化資訊傳遞與溝通：
    • 鼓勵建立文字記錄的習慣，確保重要資訊的準確傳達與保存。
    • 利用系統公告重要事項，減少口語傳達的誤差。
  • 提升決策效率與透明度：
    • 建立明確的決策SOP，尤其針對例行事務和突發狀況。
  • 強化行事曆管理與資訊發布：
    • 建立統一的教會活動行事曆，方便同工和會友查詢。
    • 確保行事曆資訊的即時更新與準確性。
  • 知識傳承與資源整合：
    • 建立楊牧師等歷次講道的資料庫，並利用AI技術提升檢索效率，方便牧者預備講道。
    • 整合教會豐富的文字、影音資源，並推廣給同工和會友使用。
    • 記錄各部門的經驗與知識，避免重蹈覆轍。
  • 會友個人化關顧系統：
    • 建立會友的屬靈生命記錄，包括參與的課程、聚會、奉獻等。
    • 讓會友了解自己在教會中的「階段」和可參與的事奉。
    • 提供教會各項事工的資訊入口，方便會友了解並參與。
  • 宣教事工的協調與資訊整合：
    • 避免宣教同工各自為政
    • 訊息發布混亂情況的發生
  • 建立禱告網絡與資源：
    • 有效整合教會的禱告資源，回應會友的代禱需求。
    • 建立成熟的代禱團隊。
    • 考慮建立醫治、先知性恩賜的服事團隊。
  • 運用心理測驗等工具協助同工生涯發展：
    • 考慮引進科學化的工具，了解同工的性格特質
    • 協助同工找到合適的事奉崗位，
    • 並定期追蹤同工的心理健康狀態。
  • 鼓勵與肯定會友的屬靈成長與事奉參與：
    • 類似遊戲破關的獎勵機制
    • 增加會友參與裝備課程和事奉的動力。
  • 建立教會專業人才資料庫：
    • 記錄會友的職業背景與專業技能
    • 教會需要時能諮詢相關領域專業人士的意見
  • 建立快速意見回饋機制：
    • 決策前，能快速收集不同群體（如年輕人、年長者）的意見，作為決策參考。

四、 其他重要觀點：

  • 組織文化的重要性：

    • 林主牧多次提到，系統導入固然重要，但組織文化的建立與傳承更為根本。例如，建立事後檢討、重視文字記錄、主動查詢資訊的習慣等。

  • 資訊超載與精準傳遞：

    • 現在資訊管道多元，但容易造成資訊混亂，需要更有效率和精確的傳遞方式。

  • 教會的獨特性：

    • 教會如同「人心理需求」的百貨公司，需要理解不同群體的需求。

  • 內部同工的協同合作：

    • 強調跨部門之間的理解與合作，避免本位主義。

五、 結論與建議：

本次訪談深入了解了林呈旭牧師在教會的管理與牧養方面遇到的挑戰與對未來數位系統的期望。其提出的多項需求，涵蓋了提升行政效率、強化內部溝通、促進知識傳承、優化會友關懷照顧等多個層面。

基於以上分析，建議未來在規劃教會數位轉型方案時，應重點考慮以下幾個方面：

  1. 建立統一的資訊平台：

    2. 整合行事曆、公告、SOP文件、活動資訊、影音資料庫等，方便同工和會友查詢。

  2. 優化工作流程管理：

    3. 導入具備退回修改、備註說明等功能的簽核系統，並協助各部門建立標準作業流程 (SOP)。

  3. 強化知識管理與傳承：

    4. 建立可搜尋的知識庫，鼓勵文字記錄文化，並利用AI技術提升資料檢索效率。

  4. 提升會友互動與關顧：

    5. 開發個人化的會友資訊系統，記錄其參與和成長歷程，並提供便捷的事工參與管道。

  5. 重視組織文化建設：

    6. 在導入系統的同時，加強同工培訓，建立良好的資訊使用習慣和協同合作文化。

  6. 分階段實施與持續優化：

    7. 根據教會的實際需求和資源情況，分階段推動數位轉型，並持續收集回饋進行優化。