台北真理堂數轉會議(第四次週會)
時間: 2025年3月26日晚上8:00
與會者：詩清長老(代理主席)、允中、Brian、明理、Joseph、Deborah、Jason、旭倫
本次週會針對兒童部、聖樂慶典部及禱告崇拜部提出的具體需求有摘要性的報告與討論，涵蓋了線上教材平台、人才庫管理、跨部門協調、票務系統、見證收集以及會友出席記錄等多個方面。會議中同時也討論了專案的進度、後續的訪談安排以及未來週會會議的頻率調整。
主要議題與討論內容:
- 後續訪談規劃與會議調整:
- 後續訪談安排: 允中已安排接下來四場訪談，包括佈道裝備部、人事部 (3/28本週五下午兩場)、宣教關懷部、呈旭主牧 (4/2下週三下午兩場)。
- 剩餘訪談部門: 影音處仍在確認中，初步推斷與系統的關聯較小，因其性質偏向現場執行。
- 訪談總數: 加上已完成的 15 場，總計將進行約 19 場訪談。
- 週會頻率調整建議 : 由於訪談告一段落，接下來將進入需求梳理階段，亞諾建議將週會改為雙週一次，以便有更多時間消化資訊和進行規劃。此建議將在會議結束時進行討論。
- 財務部流程與手動作業問題:
- 財務部流程圖: 財務部已手寫繪製五個流程圖，亞諾已上傳至數轉雲端檔案區，請小組成員可進入查看。但同時需請允中請財務部特別標示人工抄寫或手動重複鍵入的部分，畢竟流程圖的真正目的是要去review看如何透過系統優化去解決人工部分的流程效率。
- 上週訪談摘要 (Deb):
- 訪談模式調整: 除了先前的問題清單，將訪談分為三個段落：
- 日常工作與跨部門互動
- 遇到的問題、困擾或痛點
- 願望清單
- 兒童部: 楊載新主任(盼盼)與舜婷
- 部門概況: 非常迷你但處理重要事務，僅兩位同工 (楊傳新主任與舜婷)。
- 主要業務: 教材規劃編寫、主任帶領教師、處理家長與孩子問題、舜婷行政。
- 主要問題與願望:希望將課程內容與教材數位化轉為線上形式，方便內部使用和分堂分享。
- 希望建立兒童部專屬網站，整合活動資訊、家長問題等，目前活動通知多使用 LINE，臨時活動網頁需仰賴名禮或媒體部門 。
- 盼盼主任的理念: 希望兒童部所做的事情是把真理堂教會的 DNA 兒童化 。
- 舜婷 (行政):主要問題是跨部門協調，例如報修進度不明、維修錯誤、申請經費流程繁瑣 。
- 活動報名退費流程麻煩。
- 聖樂慶典部:
- 部門概況: 團隊規模較大，敬拜團約九到十個團體。
- 主要問題與願望:人才庫: 希望建立敬拜團服事人員的人才庫，記錄專長、可服事時間，以及團員的牧養記錄和裝備狀態，以確保服事人員的屬靈生命與素質 。
- 主禮單流程: 主禮單產出時間太慢，跨部門溝通不足，導致現場偶有狀況。
- 節慶專案管理: 缺乏節慶專案的歷史資料庫，例如往年活動企劃、預算、人員配置、流程等，各部門資料分散。
- 禱告崇拜部:
- 見證收集與管理:收集困難，尤其節日見證，希望由牧區牧者推薦 。
- 見證的製作流程缺乏系統化管理機制，無法追蹤見證製作進度、可用數量等。
- 服事人員資料庫與排班系統: 主日崇拜需要大量服事人員，希望建立資料庫記錄服事意願和時間，並進行排班。
- 節慶特會票務管理: 過去曾使用售票系統但有臨時缺席取消混亂的問題，未使用又難以預估人數，希望有更有效的票務管理機制。
- 會友出席狀態記錄: 希望能有效記錄會友在禱告崇拜 (主日、節慶活動) 的出席狀態，包括線上和實體，曾提及人臉辨識等技術 。
- 報名繳費與虛擬帳號討論 (Jason/明理):
- 現有繳費方式 (明理): 目前教會報名繳費主要有信用卡扣款和超商繳費兩種方式。
- 缺乏電子戶頭轉帳 (明理): 無法直接從個人電子戶頭轉帳至教會指定銀行帳戶 。
- 虛擬帳號建議 : Jason 建議未來可以考慮使用銀行產出的虛擬帳號，每個報名者會獲得一個專屬的虛擬帳號，方便繳費和後續退費處理，且可避免信用卡等的手續費問題，入帳時也能清楚辨識款項來源和活動項目。
- 虛擬帳號用於十一奉獻的討論 (曾有但已停止): 曾討論過使用虛擬帳號進行十一奉獻，以便清楚追蹤奉獻者，但後來不知原因停止。
- 對虛擬帳號的理解 (明理): 明理認為虛擬帳號是銀行開出的臨時帳號，活動結束後會失效，可能不適用於需要長期固定帳號的十一奉獻 。
- 金融團隊資源 : Joseph提到其團隊中有專門從事金融領域的專業人士，可以為真理堂提供相關金融服務的諮詢和解決方案 。
- 後續工作方向與週會頻率 :
- 需求收斂 : 經歷多輪訪談，各部門的需求和痛點已逐漸清晰，相信亞諾團隊在反饋過程中已進行整理。接下來應朝向收斂需求的方向。
- 最終訪談結束時間: 尚未確定。
- 週會頻率調整 (王博士建議): 待最後一場訪談結束，經過沉澱後再召開會議。線上 Review 進度或許可以調整為兩週一次或半個月一次。同意根據亞諾團隊的進度滾動式調整週會頻率，並將與Joann討論。
- 目前進度: 專案已接近資料清洗的階段，後續亞諾將消化並整理資料，之後會在網站上增加一個選單呈現需求資料
- Raw Data 提供請求 (允中): 希望亞諾團隊能提供所有訪談的原始資料 (Row Data)，以便與牧者討論各部門的溝通狀況和潛在問題。
- 資料清洗後提供 (Joseph): 回應原始資料會在資料清洗後整理出來並回饋給教會內部討論。
- 需求團隊review的重要性(王博士):強調資料整理後，需要教會內部自行討論、碰撞，最終確定 Phase One 的需求項目，顧問團隊在一旁協助，以避免重複討論和混淆。
- 其他意見與分享:
- 系統與非系統問題區分 (博文): 建議在訪談後將問題分類為系統相關和非系統相關，非系統相關的問題可作為後續教會行政管理改進的參考。
- 會議類型劃分建議 (博文): 建議將後續會議分為工作小組 (討論技術細節) 和決策會議 (進行重要討論和決策) 。
- 使用者習慣的重要性 (王博士): 強調系統上線後，使用者 (各部門) 的熟悉、適應和慎重使用非常重要，避免頻繁變更導致混亂 (“以後系統定調之後最怕的一件事情…，就是這個系統要非常慎重的去使用他，去熟悉他，否則你講一句這個牧師講一句話說這樣改就好了嘛，其實他講一句話是後面改很辛苦了”).
- 本次數轉的意義 (王博士): 認為本次數位轉型不僅解決系統問題，也同時處理非系統問題，對教會的發展至關重要。
- 數據採集的價值 (亞諾團隊): 強調數據採集 (訪談) 的重要性，即使發現部門間缺乏溝通，也如實記錄在會議記錄中，後續非系統問題的解決將由真理堂內部負責。
- 同工講話真實的感謝 (旭倫): 感謝同工們在訪談中真實表達想法，認為這是團隊建造和教會前進的重要一步。
- 系統層面與非系統層面的挑戰 (旭倫): 認為系統層面的問題相對容易解決，真正的挑戰在於非系統層面。
- 對數位轉型的期許 (旭倫): 期待透過數位轉型能使教會團隊運作更加流暢，並相信神能幫助克服挑戰，關鍵在於同心同行 。
- 感謝亞諾團隊 (王博士): 感謝亞諾團隊的投入和專業 。
- 總結與禱告 (王博士/眾人): 堅信透過本次數位轉型能帶來祝福與轉變，最後由王博士帶領進行祝福禱告，結束本次會議。
後續行動:
- 亞諾團隊將繼續進行剩餘四場訪談。
- 訪談結束後，亞諾團隊將整理所有資料，進行資料清洗，並提供報告和表格。
- 亞諾將在網站上呈現需求資料。
- 王博士將與Joann確認後續週會的頻率。
- 真理堂內部將根據會議記錄，針對非系統問題進行討論和調整。
後續將根據 SA 流程，由教會內部需求團隊主導確定 Phase One 的需求項目。