台北真理堂數位轉型訪談:兒童部
訪談日期: 2025.3.21
與會者：主講者兒童部楊載新傳道/主任、張舜婷、Joann、Deborah、Jason
本訪談主要目的是了解兒童部門的運作流程、面臨的問題（痛點）以及對未來數位化和系統方面的願望清單。
一、部門概況與運作流程
- 受訪者背景與職責：兒童部全職同工只有兩位
- 盼盼和舜婷都不是教會出身，自己畢業後曾在學校服務。在原先負責的牧師退休後接手兒童部門，當時正值疫情期間。她強調疫情加速了教育領域數位化的需求。目前的主要工作是讓疫情期間流失的人數和孩子回流，並將課程和教材轉為線上形式。目標是「將真理堂教會DNA兒童化」。
- 舜婷負責大量的行政工作，包括使用教會現有的RAGIC系統、報帳/請款、場地租借、報修、現場活動協調、兒童部活動網站管理與報名、付費/退費、視覺設計宣傳/布置等。也參與兒童主日學其中一個班級的事奉，並負責嬰兒團體內部的管理。
- 主要運作流程與互動：
- 課程與教材： 盼盼的主要工作之一是將課程內容和各樣教材轉為線上形式，期望未來能將所有課程系統化地整理在線上，方便內部教師團隊儲存和使用，也能供分堂據點參考使用。她提到許多原有的紙本教材和CD等資源未數位化，容易損壞且無法有效利用。
- 盼盼：「我會期待是說如果我們可以把除了本身的課程可以系統化的就整理清楚在這；這些東西全面上線的話，是讓內部的教師團隊他們可以更容易的儲存跟使用，被記錄下來，然後其他團隊或者是接下來帶的老師，他們可以使用，或者其實還有另外一個是分堂據點，以前我們不太有跟分堂據點連就是外堂，我們現在不講外堂，我覺得比較是分堂，他們可以用我們設計的東西，那其實我覺得對於開拓教會，是一個蠻大的support, 他們就不用花那個力氣整理這些東西。」
- 對外聯繫與資訊發布： 除了教師團隊，兒童部門的外部連接者包括家長、非基督徒和外堂會。盼盼認為一個完整的網站能更完善地呈現部門資訊，不僅能發布現有內容，還能讓孩子在家中回味在教會的學習。她提到曾嘗試設計一個簡易網站，讓小朋友複習營會內容，認為這樣更能達到教育意義，讓信息進入家庭。她期望能有一個兒童專屬網站，最好能與真理堂官網連接，包含內部資源存放、大型活動資訊、最新消息發布等功能，以減少對家長群組的依賴。
- 盼盼：「我會期盼最理想會有一個兒童的網站。如果是透過真理堂的連過去，我覺得更好，就當然知道我們是真理堂的一部分，但是連過去之後裡面的功能性除了可能有個內部網，就是它是有資源的存放，讓大家知道我們的大事記，比如說復活節，聖誕節，Big Day, 然後談暑假的營會，這些在上面，然後還有一些重要消息佈達，比如說今天哦，疫情來了場地調整，然後比如說農曆新年聚會調整，然後或者是一些發布性及時性的最新消息，在上面就不用仰賴家長群組。」
- 教師管理與培訓： 兒童部門擁有龐大的帶職教師團隊（約90-100位），涵蓋不同年齡層的班級。盼盼的管理方式是先設定好課程目標和範圍，讓老師們主動認領服事日期並準備教案。她會協助老師設計教案，並定期舉辦教師月會、年度聚會和不定期研習。
- 盼盼：「我都是把我要學期出就會先把所有的內容都是都定好目標，對大家去選他可以哪天服事，開始準備教案。有問題來找我，我就帶他設計。」
- 家長與孩子互動： 主要透過LINE群組與家長溝通。盼盼強調自己會親自處理孩子之間的衝突或家長的問題，認為帶職老師的責任與學校老師不同。對於家庭狀況，原則是將透過孩子反映的需求回報給牧養端處理，界限在於兒童部門不直接處理成人問題，但會以孩子為共識和切入點與家長溝通。
- 行政事務： 舜婷負責繁瑣的行政工作，包括場地管理、報修、經費申請等，需要與多個部門協調。她也參與兒童主日學的服事和嬰兒團體的管理。
- 分堂合作： 真理堂兒童主日學部門會將其設計的教材和營會內容與雲林、台東、澎湖等分堂據點分享，讓他們在地化使用。
二、現有工作問題與痛點
受訪者在訪談中提出了多項目前工作中的問題和痛點：
- 資源數位化不足： 大量珍貴的紙本教材和CD等資源未被數位化，難以保存和有效利用。
- 缺乏整合的資訊平台： 沒有一個專門為兒童部門設計的網站，資訊發布和資源分享主要依賴家長群組，管理不易且觸及範圍有限。現有的夏令營網站功能較為單一，且與真理堂官網缺乏有效連接。
- 網站管理權限受限： 無法自主管理和更新真理堂官網上的兒童部門資訊，需要透過媒體部申請，流程繁瑣且缺乏彈性。
- 報修流程繁瑣： 舜婷提到報修流程耗時，訊息容易遺漏，甚至會修錯設備(不是當初申請報修的設備)，且難以追蹤進度，常常不清楚自己應該聯繫哪個部門處理。
- 經費申請流程不便： 經費申請流程同樣繁瑣，需要耗費時間填寫表單、等待簽核，影響工作效率。
- 舜婷：「我覺得比較不方便的應該就是報帳的繁瑣吧，就是得需要有些人力，但是就是覺得在Key那些資料或者是整理各種的東西，然後又要影印，然後再送簽等等這種，然後還要等簽核，就是這些，然後等完簽核，我還要等簽核，然後還要等財務那邊發錢的時間或是去追問。」
- 退費機制不完善： 夏令營報名系統的退費流程複雜，需要人工核對和處理，耗時且容易出錯。
- 傳道週誌系統不友好： 舜婷提到目前使用的傳道週誌系統在編輯和管理上存在問題，例如資料重複顯示、無法複製貼上、無法直接延用上週內容等，效率低下。
- 跨部門溝通困難： 由於缺乏有效的溝通平台和資訊共享機制，部門之間彼此不了解工作內容，難以互相協助和善用資源。
- 兒童受洗流程繁瑣： 兒童受洗資料的管理和流程似乎也存在不便。
三、未來願望清單
基於以上問題，提出了對未來數位化和系統方面的願望：
- 建立兒童部門專屬網站： 盼盼強烈希望建立一個與真理堂官網連接的兒童部門專屬網站，包含內部資源庫、活動資訊、最新消息發布、家長留言提問等功能，提升資訊呈現的完整性和便利性，並減少對LINE群組的依賴。也希望能擁有網站後台的部分管理和更新權限。
- 建立教材資源庫： 希望有一個系統化的平台儲存和管理所有課程教材和資源，方便教師團隊內部使用和分堂據點分享。
- 優化報修系統： 舜婷希望有一個更智慧化的報修系統，能夠清晰追蹤進度，減少資訊遺漏，並直接對應負責的部門。
- 簡化經費申請流程： 希望經費申請流程更加便捷高效。
- 改善退費機制： 希望報名系統的退費流程更加順暢，減少人工操作。
- 提升傳道週誌系統易用性： 希望傳道週誌系統在編輯、管理和沿用上週內容方面更加友好。
- 整合報名系統： 希望未來能有一個整合的報名系統，能統一處理活動報名、繳費和退費等流程。
- 家長互動平台： 盼盼希望有一個方便家長提問和留言的平台，不一定需要依賴LINE群組。
- 內部資訊共享平台： 希望建立一個中央平台，讓各部門同工可以快速了解彼此的工作內容和最新資訊，促進跨部門溝通與合作。
- 自動化財務流程： 舜婷希望財務流程能更加自動化，例如發票掃描直接入帳，減少人工核對和分類的工作。
- 提升網站管理彈性： 希望未來新的系統能賦予各負責單位（如兒童部門、總務等）後台管理權限，方便自行更新和維護相關資訊。
四、總結與初步分析
本次訪談深入了解了真理堂兒童主日學部門在運營和管理上所面臨的挑戰。主要問題集中在資訊化程度不高、缺乏整合平台、行政流程繁瑣以及跨部門溝通不暢等方面。對於數位化手段改善現狀抱有很高的期望，特別是建立專屬網站和優化行政系統。
幾個重要的觀察：
- 對數位化的強烈需求： 疫情加速了兒童部門對線上資源和平台的依賴，但現有工具和系統未能完全滿足需求。
- 行政負擔過重： 行政工作佔用了同工大量時間，影響了他們在教學和牧養上的投入。
- 跨部門協作的重要性： 許多問題的解決需要跨部門的溝通和協調，但現有機制存在不足。
- 以兒童為中心的理念： 部門同工展現出以兒童福祉為中心，並希望將福音帶入家庭的強烈意願。
後續建議：
- 優先考慮建立兒童部門專屬網站的可行性，並賦予部門相應的管理權限。
- 評估優化現有行政系統（如報修、經費申請）的可能性，或引入更高效的解決方案。
- 在新系統規劃中，納入教材資源庫和內部資訊共享平台的功能。
- 與綠界等支付平台溝通，優化報名和退費流程。
- 收集更多部門對於傳道週誌系統的需求，以便向相關部門反映並尋求改善方案。