日期: 2025.03.11
與談者: 財務部(主講者)、Joann、明理、允中、Deborah、Jason
一、訪談主題:
主要討論真理堂現有的財務系統及流程，並探討其中的痛點以及未來系統升級的可能方向。主要涵蓋以下幾個方面：
- 現有財務系統的組成：包括總會風險系統、真理堂明理哥設計的預算系統、正航會計系統以及內部行政網簽核系統。
- 財務流程的詳細說明：包括部門主管、會計、出納三個部分的具體工作內容及使用的系統，以及預算編列、財務報表、奉獻處理等環節。
- 現有系統的痛點：主要集中在手動作業過多、缺乏整合、資料比對耗時、系統功能不足等方面。
- 未來系統的期望：希望新的系統能夠實現自動化、整合化，減少人工比對，提供更全面的管理報表功能，並且能夠與總會系統進行更順暢的資料交換。
二、重要觀點或事實
- 現有財務系統複雜且分散：
- 系統組成多元，但各系統之間缺乏有效的整合，導致資料需要在不同系統之間手動輸入和比對。
- 財務工作分工細緻，但各部門使用的系統可能不同。
- 手動作業比例高，效率低：
- 預算編列、財務報表製作、奉獻資料整理等工作，都需要大量的人工操作。
- 缺乏管理報表功能：
- 現有系統無法自動產生包含同比分析、預算執行情況分析等在內的管理報表，需要人工整理和製作。
- 預算編列過程繁瑣且缺乏有效性：
- 預算資料需要在系統中輸入後再印出來(紙本)，由主管簽名後送財務部。
- 奉獻處理流程複雜：
- 除了現金奉獻，還有銀行匯款、線上信用卡、紙本信用卡等多種方式，每種方式都需要不同的系統和流程來處理。
- “我們的流程就是當我們主日收到錢進來，現金流處理完之後到銀行，出納同工就是會手動登打總會的奉獻系統，手動整理日報表提供給進入正航系統入賬”。
- 總會系統的限制：
- 必須使用總會的奉獻系統和正航會計系統，這限制了真理堂在系統選用和整合方面的自主性。
- 希望新系统能够和總會系统進行有效对接。
- 學社租金及水電費管理複雜：
- 雖然學社租金收入相對於奉獻較少，但人工比對工作量很大，耗費大量時間。
- 信用卡手續費的考量：
- 真理堂使用不同的信用卡平台，主要是考慮到各平台的手續費不同。
- 綠界第三方支付平台费用较高。
- 對未來系統的期望：
- 希望新的系統能夠自動化比對、減少人工操作、提供全面的管理報表、與總會系統無縫對接。
三、未來展望
根據錄音內容，真理堂正積極尋求升級財務系統，以解決現有的痛點，提高財務管理的效率和準確性。未來的系統升級方向可能包括：
- 系統整合： 將現有的各個系統整合到一個統一的平台，實現資料的共享和自動同步。
- 流程自動化： 減少手動作業，實現預算編列、財務報表製作、奉獻處理等流程的自動化。
- 數據分析： 提供更全面的管理報表功能，幫助決策者更好地了解教會的財務狀況。
- 行動化： 開發行動App，方便會友進行線上奉獻和查詢。
- 優化奉獻處理流程：導入虛擬帳號，降低人工比對工作量。
四、總結
真理堂現有的財務系統雖然能夠滿足基本的需求，但存在諸多痛點，亟需進行升級。未來的新系統應該著重解決手動作業過多、缺乏整合、資料比對耗時等問題，並提供更全面的管理報表功能，才能更好地支持教會的發展。
希望這份簡報文件對您有所幫助。如有需要，我可以進一步分析或補充。
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真理堂財務/會計/出納系統流程實務說明 :
核心主題：
本次會議主要探討真理堂現行的會計系統及相關工作流程，目標是找出系統的痛點、不便之處，以及可以數位轉型並簡化流程的可能性，以提升工作效率，並減少人工作業的錯誤。會議中，與會者分享了各自在會計工作中所遇到的問題，並提出改善建議。
主要議題與重點摘錄：
- 現有系統概述：
- 真理堂目前使用的系統包括：正航系統、Ragic系統、內部行政網。這些系統在款項處理時會用到，例如預算系統用於查看是否有預算額度。
- 主要工作流程：收到請款單後，在正航系統打傳票，然後產生財務報表。每月需手工製作財務報表，並申報各類所得。
- 系統功能與手工需求並存：「系統本來就是可以做到，另外手工可以的，但是我們變成我們手工要再登打一次啦，沒有得到一個便利性。」這點出目前系統功能未能完全滿足需求，導致需要重複的手工輸入。
- 財務報表及對外公布：
- 真理堂底下有多個機構 (八到九間)，會計部門負責這些機構的帳務處理，類似小型會計師事務所。
- 需定期向各機構 (例如長老會) 的秘書長、理事長等回報財務報表，基本上是內部公布。
- 請款流程的痛點：
- 人工操作繁瑣： 請款流程高度仰賴人工作業，例如將正航系統產出的資料轉成 Excel 檔，再轉換成 Word 檔，進行合併列印，製作請款單及簽收單。「等於這一切的動作都還很人工。」
- 現金付款的困擾： 若請款者選擇部分現金付款，會計人員需要將Excel中的資料人工比對、分類，再產生簽收單。
- 零用金制度： 部門會有零用金，可先用來支付款項，之後再送請款單。請款人有時會忘記請了哪些款項，需向會計人員查詢。
- 聯邦銀行系統不便： 與會者認為聯邦銀行的系統較其他銀行不便，可能考慮更換銀行。 「聯邦在在這部分真的比較不便，它不便：例如：它分行跟分行之間很多東西是沒有辦法連線的。」
- 主管簽核： 有時候主管簽核時會出錯，需要會計人員核對。
- 預算系統與請款系統未串聯： 請款時無法直接查看預算餘額，需至預算系統查詢。
- 內部行政網的使用: 會計部門會用來核對請款簽核是否正確、金額是否正確，以及預算是否足夠。
- 預算編列與請款科目不一致的問題：
- 同工編列預算時，可能想到的會計科目與請款時使用的科目不一致，導致請款被打回票。
- 希望未來系統能自動比對請款科目與預算科目，不一致時提醒同工修改。「你們也希望未來對方真正已經支付完款項之後的請款作業，他請款的科目要跟他當初做預算時候所編列的科目應該要先做比對，要吻合你才能夠讓他再往上簽報，不然理論上是要打回去，請他重新修改。」
- 現行的會計科目過於複雜，請款人不易選擇正確的科目。
- 有時候一張發票可能需要分攤到不同部門的預算，增加複雜度。
- 收入入帳流程的改善空間：
- 美軍(可能指奉獻事工相關單位)上傳奉獻資料後，會計人員需再人工登打到正航系統。「剛剛我有提到就是說我們總會的奉獻系統的那個金額要跟會計的正航系統的收入要一致，那才能夠可以收據，所以話這一個部分就是當出納這裡整個空艦日報表完成之後，就要拋給台北真理的會計做登入的部分。
- 報名系統結案後，資料也需要再人工轉給會計。
- 綠界科技 (金流服務商) 的對帳金額與系統金額有差異，需人工核對。
- 綠界科技的撥款將不同活動的款項合併匯入，導致會計人員難以拆分。「因為它撥款的時候它是這樣撥，所以變成說其實他們要猜要這種拆非常不容易。」
- 建議報名系統可以活動來掛帳，減少混亂程度。
- 對數位轉型的期待：
- 降低手工作業，例如沖帳功能、產生餘額表等。
- 希望正航系統能直接產生 Excel 表。
- 簡化會計科目。
- 實現請款與會計系統的串聯。
- 奉獻系統可直接拋轉資料到會計系統，減少重複輸入。
- 建立完善的 SOP (標準作業程序)。
建議與行動方案：
- 繪製流程圖： 將現有的會計流程，包括收入入帳、支出請款等，分段繪製成流程圖，並標明各環節使用的系統。
- 檢討特例處理： 審視現有的特例處理方式，判斷是否需要將特例納入系統功能，或是在流程中獨立處理。
- 簡化科目： 檢討會計科目設定，尋找簡化的可能性。
- 尋求總會協助： 向總會財務長詢問，是否可以更換會計系統，並以拋轉電子檔的方式與總會對帳。
- 參考其他企業做法： 參考其他企業的會計系統及流程設計，學習最佳實務。
- 與各部門主管溝通： 加強與各部門主管的溝通，提升其預算管理能力。
- 著重共通性： 流程圖要著重於共通性，特例另外註記。
- 釐清系統關係: 釐清正航系統、台北真理堂、總會三者之間的帳務關係。
痛點分析：
- 比對作業耗時： 奉獻資料、匯款資料、報名費資料等需要人工比對，耗費大量時間。
- 資料重複登打： 同一筆資料需要在多個系統重複登打，浪費人力。
- 預算控管困難： 部門預算編列與實際請款科目不一致，難以有效控管預算。
- 報名費收入拆分困難： 報名費收入混合多個活動項目，拆分入帳繁瑣。
- 缺乏標準作業流程(SOP)： 許多作業流程仰賴口耳相傳，缺乏標準化文件。
對未來系統的期望：
- 自動化： 減少人工操作，實現資料自動比對、登打。
- 整合性： 將各個系統整合在同一平台上，實現資訊共享。
- 簡化會計科目： 簡化會計科目，方便同工請款。
- 預算控管： 將預算系統與請款系統串接，實現預算即時控管。
- 活動報名費管理： 按照活動項目進行分類管理。
- 經常費的收支管理: 「我們希望未來請款科目要跟他當初做預算時所編列的科目應該要先做比對，要吻合才能往上簽報，不然理論上是要打回去請他重新修改， 然後再開始往上跑流程。」
其他重點：
- 信用卡奉獻比例高，但仍需配合總會的風控系統。
- 聯邦銀行系統較不方便，但轉換銀行涉及統編問題，需要與總會協商。
- 鼓勵會員使用線上匯款和會員系統，減少人工比對。
- 活動報名系統使用綠界科技，手續費較高，可考慮更換。
- 真理堂會計部門如同小型會計師事務所，需處理總會下屬多個機構的賬務。
- 過去常因為主牧的特別要求，系統複雜化，需要重新檢視簡化。「三位主牧關注的都不一樣」「常為了要配合各式各樣的需求，變成工作繁複。」
建議：
- 數轉小組請財務部門繪製詳細的流程圖，清楚呈現各個環節使用的系統、負責人、以及操作步驟。
- 釐清哪些系統是總會要求的，哪些是真理堂內部決定的，以便評估系統更換的可能性。
- 與總會協商，是否可以更換會計系統，實現電子檔案查帳。
- 評估更換活動報名系統的可能性，降低手續費。
結語：
本次會議為真理堂財務系統及流程的數位轉型奠定了基礎。透過流程圖的繪製、系統痛點的分析，以及對未來系統的願景，有望打造更有效率、更精確的會計作業模式，並為真理堂帶來祝福。