真理堂數轉小組第三次週會

日期： 2025年3月19日晚上8:00

線上與會者：詩清長老(代理主席)、允中、Tom、Brain、明理、Joseph、Deborah、Jason、旭倫

主要議題與摘要：

  1. 訪談進度與安排 (Deborah報告)：
  • 昨日 (3/18) 已訪談： 文字部、裝備部。今日 (3/19) 預計訪談： 傳播媒體部、宣教策展部。截至今日已完成 12 場訪談。
  • 本週五 (3/21) 預計訪談： 兒童部門、企劃部門、禱告崇拜部門 (共三場，上午兩場，下午一場)。
  • 下週預計訪談 (3/25-3/29)： 佔定 3 月 27 日與 28 日 (下週四、五) 進行林呈旭主牧、人事部、佈道裝備部、宣教關懷部等訪談。
  • 共通問題： 各部門普遍提到跨部門溝通問題以及系統不好用。
  1. 各部門訪談重點 (Deborah 報告)：

  文字部：

  • 主要負責整理三位牧師(楊牧師、姚牧師、傅牧師)等過去的大量影音檔案。
    • 痛點： 轉檔速度慢。
    • 解決方案： 已分享 AI 工具 (Jason)，協助進行中翻英，聲音轉文字的轉檔。
  • 最大需求： 建立一個非常完整的真理堂福音神學資料庫，方便各部門 (如裝備部、牧師) 搜尋過往資料 (如家庭、婚姻相關講道)。
    • 期望功能： 資料上傳與檔案管理 (審核後上傳)、方便的檢索與搜尋功能、設定修改權限。
    • 引述： 文字部希望能夠為台北真理堂建立一個「非常完整的福音神學資料庫」。

  裝備部：

  • 系統問題：系統不好用，WIX報名後，怡如主任需手動將報名資料逐筆提到 RAGIC。
  • 流程問題： 活動公告後常修改報名或上課時間，課程內容與宣傳不符。
  • 期望功能： 好的點名系統、報名系統、協助牧師撈取小組長與區長的裝備記錄。

媒體部：

  • 分為內宣 (會友) 與外展 (慕道友)。
  • 官網問題： 目前官網結構複雜，疊床架屋，點擊後常導到其他網站 (如報名系統)，希望有清楚定位並重新調整。
  • 宣傳方式： 認為目前的宣傳像「老三台的方式」，單向廣播資訊，缺乏數據追蹤 (誰在看、後續反應)。
  • 分眾問題： 只能用LINE @大組推播，無法針對不同群體，進行分眾宣傳。
  • 組織文化議題： 內部曾討論宣傳資源應著重於「branding (對外品牌)」還是「網路教會」 (30 人小教會，快速發展、緊密管理)。目前網路教會內部已有結論。
  • 階段性思考： 討論認為 branding 與網路教會可能為不同階段的重點，例如青年團契初期可能重 branding 以吸引新朋友。
  • 數位轉型期望： 期待數位系統完善後能作為總部概念，複製到各會堂 (類似加盟概念)。

宣教策展部：

  • 於 2023 年 11 月 (或 2024 年) 開始較積極有系統地進行短宣。分為國內短宣與國外短宣。
  • 痛點一：請款問題： 與財務部請款作業有許多問題，花費大量時間在 RAGIC上填寫資料。預算科目與請款科目常有衝突，即使主管簽核後仍可能被財務部門打回票，流程繁瑣 (每個人請款都需自己操作 RAGIC)。希望未來能簡化流程。
  • 痛點二 (期望)： 希望國內外短宣能納入必要的裝備，主責部門可思考。認為參與短宣對門徒成長有很大幫助，希望系統能根據上課記錄勾選有資格參與短宣的門徒，並能設定 criteria 進行篩選，分眾推播短宣資訊。
  • 痛點三 (文化)： 真理堂目前的裝備課程在文化上缺乏引導或激勵機制，鼓勵大家持續參與並進階。缺乏完成課程後的「honor (榮耀感)」、點數或結業證書等獎勵，以致短宣活動推動時感到無力感，看不到後續動力。
  1. 其他討論重點：
  • 歷史檔案歸屬問題(Deborah)： 裝備部提到楊牧師的許多歷史影音檔案可能在其部門而非文字部，但文字部也有相關資料，需要釐清歷史背景與現況。
  • 組織架構變動頻繁(明理)： 資管處在不同部門之間多次調動 (行政部 -> 傳播部 -> 主任牧師 -> 宣教處 -> 行政部)，導致管理上的困擾 (如 NAS 資料夾歸屬)。裝備課程也常變動，導致過去上的課程可能不被認可需重上。不同單位 (真理堂裝備部、牧訓訓練協會) 皆開設課程，影音資料分散。組織架構疊床架屋造成許多問題。
  • 課程認證問題(明理)： 課程經常變動，導致過去已完成的裝備可能不被承認，需重新修讀。
  • 真理堂體系整合(主席)： 藉由本次數轉了解問題，各部門用心但可能產生許多無效功。需穩定組織架構，建立良好流程，避免需求亂變動。系統開發應跟隨流程。
  • 跨部門協調與溝通 (Deborah、主席)： 各部門認真負責，但跨部門協調較少，缺乏會議溝通。許多需求直接以 ragic 提出，缺乏完整資訊。
  • (Jason)：資料一致性問題
    • 會友名單在不同系統或個人手上可能不一致。
    • 財務名單與金額在不同同工之間可能不一致。
    • 傳播部輸出的活動日期/時間與需求單位最終定調的不一致。
  • (Jason)流程標準化需求：
    • 各單位向財務部請款的申請作業流程。
    • 傳播部接收各單位海報、平面、影音製作申請的作業流程。
    • 見證影片/文字的主講人、申請、製作、牧者認證簽任的申請作業流程。
  • (Jason)： 福音中心、外展據點未來是否使用新的總部系統需了解。外展據點人事財務流程原則上與總部相同，但具備一定彈性 (如活動行事曆)。
  • 預算與會計科目一致性 (Jason、允中)： 預算已核可，但請款時會計科目仍需重改，未來新系統應涵蓋此差異性。會計科目簡化或標準化正在討論中。
  • 短宣納入裝備優先順序 (允中)： 雖然認同短宣的重要性，但需核心牧者決議優先順序，避免同工負擔過重。佈道與裝備部門已合併，宣教部門的整合需思考。
  • 獎勵機制與門徒養成文化 (允中)： 目前缺乏鼓勵參與裝備課程的獎勵與門徒養成文化。
  • 高靈曾導入 ISO 流程管理經驗可參考，先建立流程再導入系統。
  • LINE 分眾推播功能 (衛斯理、TOM)： LINE 官方帳號具備分眾功能，但真理堂內部系統缺乏撈取精準受眾資料的能力。未來建立完整的會友系統後可望解決。(TOM)： 目前奉獻系統、PRM 等可能有各自的會友資料，需建立單一整合的會友資料庫。可考慮使用 LINE 登錄等方式串聯資料。
  • 決策流程問題 (旭倫)： 缺乏明確決策，方案A、B可能同時試用或都被拿掉。建議建立垂直的權柄次序與穩定流程，特例需主任牧師決定。
  • 系統導入順序 (旭倫)： 高靈經驗為先建立完善流程再導入系統，真理堂可能順序相反。
  • 系統平台化與串聯 (博文)： 過去可能各單位有獨立系統與表單，未來需串聯整合平台化。可能需打掉重練。
  • 禱告與神引導 (偉寬)： 透過禱告尋求神引導，相信神會保守。

總結：

本次會議彙整了各部門在數位轉型訪談中提出的重要議題與需求，涵蓋了系統功能、工作流程、跨部門協調、組織文化等多個方面。普遍的問題包括系統操作不便、跨部門溝通不足、流程不夠標準化、資料缺乏一致性等。各部門也提出了具體的期望，例如建立福音神學資料庫、優化報名與請款流程、改善官網與宣傳方式、建立門徒養成獎勵機制等。

會議中也針對組織架構的變動、課程認證、歷史檔案歸屬等問題進行了初步討論。與會者分享了其他教會或機構的經驗 (如高靈的ISO導入)，並探討了未來可能的解決方案，例如：建立單一會友資料庫、標準化作業流程、強化跨部門溝通等。

後續將需要對這些需求進行更深入的分析、整理與優先排序，並規劃具體的實施方案，以期透過數位轉型提升教會的整體運作效率與果效。

後續行動建議：

  • 針對各部門提出的系統功能需求進行詳細評估與可行性分析。
  • 梳理並優化現有的工作流程，建立標準化的作業程序 (SOP)。
  • 加強跨部門溝通與協調機制，鼓勵定期召開相關會議。
  • 探討建立單一整合會友資料庫的方案。
  • 針對組織架構與部門職責進行檢視與釐清。
  • 考量導入流程管理相關標準 (如 ISO) 的可行性。
  • 針對宣教策展部提出的短宣納入裝備與建立獎勵機制等文化議題進行討論。
  • 持續聆聽各部門的意見與反饋，確保數位轉型能真正滿足其需求。